"종이 없이 더 빠르게"…서초구, '디지털 민원실'로 싹 바꾼다

[이데일리 함지현 기자] 서초구의 ‘디지털 민원실’을 찾은 민원인이 종이 대신 QR코드 스캔을 통해 스마트폰으로 URL을 전송받은 후 신청서를 작성한다. 그러면 신청서가 암호화된 QR코드로 변환되고 이를 스캔 리더기에 인식시키자 담당공무원 PC로 전송돼 자동으로 입력된다. 민원인 입장에서는 기본적인 인적사항이나 여러 신청서에 반복적으로 적어야하는 불필요한 작성을 하지 않아도 되고, 담당공무원도 신청서의 내용을 PC에 일일이 기입하지 않아도 돼 업무처리 시간이 절반으로 줄어든다. 특히 민원인이 번호표 대기시간 중에 미리 신청서를 작성할 수도 있고, 서초구 홈페이지에서 신청업무를 미리 선택하면 구청에 도착하기 전에도 미리 준비도 가능하다.

(사진=서초구)

어르신도 쉽게 이용 가능…민원 처리 시간 절반으로

서초구는 모든 민원창구에 스마트 기술을 적용한 ‘디지털 민원실’을 30일 선보였다. 구청 뿐 아니라 동주민센터 등 모든 민원실에서 고도화된 ‘전자민원서식 작성시스템’을 접목했다.

구의 ‘디지털 민원실’에서는 식품위생 영업신고, 통신판매업 등 총 186종에 달하는 민원창구 업무를 디지털 방식으로 신청할 수 있다. 이는 전체 민원창구 업무의 약 86%에 해당한다.

구는 고도화된 ‘전자민원서식 작성시스템’을 적용한 ‘디지털 민원실’ 운영을 통해 민원접수와 신청서 작성을 쉽고 빠르게 할 것으로 기대하고 있다. 아울러 구의 모든 민원창구를 ‘디지털 민원실’로 운영해 적용 가능한 사무 종류(78종→186종 사무)와 창구 수(5개→189개 창구)를 대폭 확대하고, ‘종이문서 전자화’를 통한 민원실 디지털화에도 기여할 수 있을 것으로 보고 있다.

뿐만 아니라 QR 이용부터 작성까지 간단한 인터페이스로 어르신들도 쉽게 이용할 수 있고, 스마트폰 이용을 돕는 안내직원도 배치해 정보약자를 위한 배려에도 신경을 썼다. 해킹 우려에 대해서는 서울시로부터 보안성 검토를 통과했을 뿐 아니라 본인의 휴대폰을 사용하므로 문제가 없다는 게 서초구 설명이다.

이와 함께 기존에는 본인 신청만 가능했던 것을, 위임(대리)신청 가능한 전자서식 및 도장스캐너를 추가해 대리인도 신청이 가능하도록 하고 별도로 위임장을 작성해야 하는 번거로움도 줄였다. 신청서와 위임장에 중복된 내용들은 자동으로 입력돼 작성시간이 줄어든다.

또, 민원인이 도장을 가져오면 민원창구에 설치된 도장스캐너를 통해 날인하면 도장 이미지가 전자화 후 자동 전송돼 업무처리가 간편해질 전망이다.

디지털 민원실 통해 종이부터 임대료까지 절약 가능

민원신청 접수부터 보관·관리까지 모든 종이문서 전자화도 새롭게 추진한다. 신청서 뿐 아니라 민원인이 지참해 제출하는 구비서류까지 전자화(스캔)해 접수하고, 서류도 전자화된 업무관리시스템에 저장한다.

그간 민원인이 제출한 구비서류는 담당 공무원이 접수 후에 문서고에 보관해 왔지만 ‘디지털 민원실’ 운영을 통해 문서스캐너를 창구마다 설치해 구비서류를 접수 즉시 스캔해 전자화하고, 민원인이 작성한 전자신청서와 함께 시스템에 등록한다.

이를 통해 구는 연간 약 397㎡(120평)의 문서고 공간절약이 가능할 것으로 내다보고 있다. 이를 통해 연간 임대료 2억 4000만원을 절약하고, 문서 편철 인력 6명분인 인건비 1억 8000만원을도 줄일 수 있을 것으로 보고있다. 또한 민원신청 문서를 인쇄하는 비용 역시 연간 2000만원 이상 절약할 것으로 추산했다. 시스템 구축에는 지난해 2000만원, 올해는 시스템 고도화와 문서·도장 스캐너 등 장비 구축을 포함해 1억 9000만원을 들였다.

전성수 서초구청장은 “이번 ‘디지털 민원실’ 운영으로 주민들이 편리하고 빠르게 행정서비스를 받을 수 있게 돼서 매우 보람되게 생각한다”며 “앞으로도 다양한 디지털 기술을 민원서비스 전반에 접목해 스마트한 서초구 행정을 지속해 나가겠다”고 말했다.