기업 팩스문건·문서보관창고 사라진다(상보)

[이데일리 이정훈기자] 앞으로 기업간에 중요한 문서를 팩스로 보내고 퀵서비스로 문서를 직접 전달할 필요가 없어진다. 대출계약서, 보험증권 등을 찾느라 책장 구석을 뒤지지 않아도 된다.

세계 처음으로 공인 전자문서보관소가 우리나라에서 문을 열면서 기업간 전자결재 시스템을 갖추지 않더라도 전자문서보관소를 이용하면 전자문서를 안전하고 쉽게 보관하고 전달할 수 있게 된다.

산업자원부는 1일 올해안에 또 하나의 `e-비즈니스 혁명`으로 불리는 공인 전자문서보관소가 세계 최초로 우리나라에서 본격적으로 시행될 것이라고 밝혔다.

공인 전자문서보관소 제도 설계의 마지막 단계인 공인전자문서보관소 시설 및 장비 등에 관한 규정과 전자문서보관 등 표준업무준칙을 공포하고 시범사업을 거쳐 올해 9월부터 제도를 본격 시행할 예정이다.

◆전자문서보관소 도입시 업무프로세스 변화


이로써 지난해 3월 전자거래기본법 개정을 통해 공인 전자문서보관소 제도가 도입된 이후 시행령, 시행규칙, 세부 고시에 이르는 제도 설계가 마무리됨에 따라 이르면 11월 제1호 공인 전자문서보관소가 지정될 것으로 보인다.

공인 전자문서보관소가 도입됨에 따라 종이문서 생산, 보관, 유통에 드는 막대한 비용을 절감할 수 있을 뿐만 아니라 업무 프로세스 자체가 전자화됨으로써 사무실의 생산성을 획기적으로 제고할 수 있을 것으로 예상된다.

산자부는 은행권에서 1500억원, 보험업에서 900억원, 카드사에서 1200억원, 제조업에서 1조원 이상의 비용절감 효과가 예상된다고 설명했다.

산자부는 보관소 제도가 세계 최초로 도입되는 제도인 만큼 본격 시행전 시범사업을 통해 시설, 장비, 운영절차 등 제도 전반을 점검하고 보관소를 이용한 실제 활용사례를 실증해 보관소 제도의 시행에 만전을 기할 계획이다.

또한, 공인 전자문서보관소 조기 활성화를 통한 기업 비용절감 및 업무 생산성 증대를 위해 허용여부가 법적으로 불분명한 종이문서의 전자적 보관(스캐닝을 통한 문서보관)의 법제화를 위해 관련 법령의 개정을 추진하기로 했다.

보관소를 활용한 다양한 비즈니스 모델 발굴 등 보관소 활성화를 위한 마스터플랜을 수립하고 전자문서 이용을 저해하는 법제도를 발굴, 관련 법령의 개정을 추진하기로 했다.

산자부는 우선 `Paperless`로 가는 중간단계에서 나타나는 종이문서의 전자적 보관을 법적으로 허용하기 위해 올해 정기국회에서 전자거래기본법 등 관련 법령의 개정을 추진하기로 했다.

스캐닝문서 보관은 현재 금융권 등 업계의 가장 큰 관심사항으로, 대부분 은행, 보험업계는 각종 청약서류, 전표 등을 스캐닝 시스템을 통해 전자화하고 심사, 검색 등 업무에 활용하면서도 따로 종이문서 원본을 보관하고 있어 막대한 보관비용과 분실 등의 위험에 노출돼 있다.

실제 국내 4대 메이저 보험사의 연간 종이문서 생산량은 1억3600만장으로 이는 63빌딩의 54배 높이에 이르며 삼성화재의 경우 문서 보관을 위해 6600㎡ 규모의 창고를 보유하고 있는 실정이다.

또한 산자부는 비즈니스 모델 발굴 및 보관소 도입으로 인한 기업 측면의 효과, 향후 보관소 시장규모 등 보관소 발전방향을 담은 공인 전자문서보관소 마스터플랜을 수립, 다양한 비즈니스 모델을 개발, 제시하고 금융권 위주로 전개되고 있는 보관수요를 전 업종으로 확산하기로 했다.

아울러 전자문서 이용을 특별히 허용하는 규정이 없을 경우 사후 분쟁 자료제출 등에 대비, 여전히 전자문서 이용에 소극적인 현실을 감안해 종이문서 생산 보관이 지속되는 분야를 파악해 전자거래기본법 개정시 관련법령의 일괄개정을 추진하기로 했다.