구글 '스마트오피스' 업무방식 경기교육도 도입…부작용 우려도

[수원=이데일리 정재훈 기자] “정해진 자리는 없다. 업무는 정책·현안 별로 꾸려진 T/F팀을 통해 처리한다.”

내년말께 완공을 목표로 하고 있는 경기도교육청 신청사에서 근무하는 공직자들이 마주할 대략적인 근무환경이다.

22일 경기도교육청에 따르면 광교신도시 경기융합타운 내 1624억1000만 원을 투입해 연면적 4만3628㎡, 지하 4층~지상18층 규모로 신청사를 건립하고 있다.

주목한만한 점은 새로운 업무방식인 스마트워크 환경을 구축해 모든 부서에 클라우드 기반 업무협업시스템을 도입한다는 점에 있다.

도교육청은 클라우드 기반 업무협업시스템으로 표현할 수 있는 ‘스마트오피스’ 구축으로 부서 간 칸막이와 중복 행정이 사라지고 자료 공유와 소통, 협업이 확대될 것으로 기대하고 있다.

이재정 경기도 교육감은 “공공기관도 업무에 유연하게 대처해 사실상 전국의 교육을 선도하는 경기도교육청의 교육행정이 더욱 발전할 수 있는 계기가 될 것”이라고 말했다.

지난해 9월 열린 경기도교육청 남부청사 건립공사 기공식.(사진=경기도교육청 제공)

정해진 자리도, 종이도 없는 교육행정 구현

내년 말 입주를 목표로 하고 있는 경기도교육청 신청사 스마트오피스에서 가장 눈에 띄는 점은 ‘자율좌석’이다.

거의 모든 공공기관이 업무에 따라 사무실을 구별하고 있는 점과 달리 신청사는 과장·팀장·직원 등의 정해진 자리 없이 수평적인 자율좌석제를 실시한다. 사무실은 업무 특성에 맞게 일상·집중 업무공간 꾸며진다.

사실상 사무실은 있지만 출근을 해도 정해진 자리는 없는 셈이다.

사무실 입구에 설치된 키오스크에서 희망하는 좌석을 예약하거나 책상 위 스캐너(공무원증, 전자신분증 등)를 통해 좌석을 결정할 수 있다.

이같은 업무 환경 조성을 위해 도교육청은 업무용 컴퓨터를 휴대할 수 있는 노트북으로 교체를 추진하고 있다.

동시에 모든 행정서류를 클라우드로 공유해 종이가 없는 전자문서로 자료를 관리·운영한다.

개인 보관함과 팀·부서 공유함의 각각 운영 및 업무 인계·인수, 자료를 공유하고 코로나19 사태 이후 필요성을 인정받은 재택근무 시에도 사무실에 출근해 근무하는 것과 거의 똑같이 업무를 할 수 있는 환경을 구축한다.

경기융합타운.(조감도=경기도 제공)

업무는 프로젝트·T/F팀 중심으로

기존 부서·팀 간 칸막이를 없애고 실·국 단위 사무공간(자율좌석)을 배치하는 프로젝트 단위의 공간을 운영하는 것 또한 주목할 만한 점이다.

이와 함께 프로젝트 단위로 같은 사무공간에서 일할 수 있도록 좌석을 예약할 수 있는 체계도 구축해 협업을 활성화하고 사무공간 내 프로젝트팀 지정 좌석을 배치한다. 평상시는 자율좌석을 원칙으로 공간을 운영하지만 프로젝트 업무를 위해선 팀원들이 모여서 근무할 수 있는 환경을 구축할 수 있다.

기존에 각 과 사무실을 옮겨 다니면서 회의를 해야하는 상황에서 벗어나 프로젝트팀 활동을 지원하는 전용공간과 다양한 규모의 회의실을 운영해 여러 업무 프로젝트 팀의 협업을 지원한다.

‘스마트오피스’ 구축 “신중해야한다”는 지적도

경기도교육청이 추진하는 신청사에 대한 ‘스마트오피스’ 구축 계획에 대한 우려의 목소리도 있다.

경기도의회는 “구글·아모레퍼시픽 등 민간 기업만이 갖고 있는 업무시스템이 교육청 조직과 맞지 않는다”, “민원인들이 담당자를 찾기 위해 어려움이 있을 것”, “경기도청도 추진했으나 결국 실패했다” 는 등의 이유를 들어 신중한 검토를 구축했다.

이에 따라 도교육청은 스마트오피스 전환까지 남은 기간 동안 전문가 등을 초빙해 각 실·국 직원들을 교육하고 일부 부서와의 협조 등을 통해 시범사업 등을 해보겠다는 계획을 세운 상태다.

도교육청 관계자는 “현재 남부청사신축팀에서 일부 스마트오피스를 운영해보고 있으며 다른 부서로도 이를 확장해 운영해볼 계획을 구상 중”이라며 “최대한 문제가 발생하지 않도록 노력하겠다”고 말했다.